Все мы согласны, что правила этикета электронной почты нужно соблюдать, иначе мы рискуем непреднамеренно причинить неудобства, замешательства, а то и оскорбление тому, кому пишем. Для этого и существуют писаные требования, которые нетрудно найти в Интернете (достаточно запросить в любой поисковой системе фразу "Этикет электронной почты").
Конечно, на соответствующих страницах Всемирной паутины правил этикета электронной почты довольно много, и никто не в состоянии сразу их охватить, понять и запомнить, чтобы неукоснительно соблюдать. На что же каждому пользователю прежде всего следует обратить своё внимание? Разумеется, на те требования, которые нарушаются чаще других. И они рассматриваются в данной работе. Всего выбрано пять наиболее часто нарушаемых правил.
Каждому понятно, что текст необходимо структурировать, разбивая его на логические абзацы. Почти все так и поступают. Но мало просто разделить на абзацы; необходимо, чтобы абзацы были чётко отделены друг от друга.
Откройте любую книгу, журнал или газету и посмотрите, как оформлен повествовательный текст (кроме стихов). И вы увидите, что каждый абзац обязательно начинается отступом. Ведь без пробелов в начале первой строки абзац часто визуально сливается с предыдущим, что значительно затрудняет восприятие текста. Норма - 5 пробелов, но можно поставить и меньше. Но почему же большинство из вас вообще не ставят ни одного пробела в начале абзаца? Такое пренебрежение столь значительным по важности и при этом так легко выполнимым правилом абсолютно непонятно.
Если вам до такой степени лень ставить пробелы в начале каждого абзаца, то разделяйте абзацы пустой строкой. Кстати, именно так довольно часто оформляются тексты в Интернете.
Наконец, если вы упорно не хотите отделять абзацы друг от друга, то оформляйте свои письма в форматированном варианте. Дело в том, что редактор форматированного текста сам устанавливает различные интервалы по вертикали, причём расстояние между абзацами больше, чем между строками внутри абзаца. Такой приём неплохо отделяет абзацы друг от друга, что облегчает восприятие текста. Кстати, и сами письма получаются при этом более красивыми, нежели в формате "только текст".
Но большинство пользователей предпочитают по старинке формат "только текст". Да, он более экономичен (в смысле трафика). Но, пользуясь им, не забывайте, пожалуйста, ставить пробелы в начале каждого абзаца! Не доставляйте неудобств тому, кто будет читать ваше сообщение!
Если вы отвечаете кому-либо на письмо, то, пожалуйста, ответьте на все вопросы, которые заданы вам. Это правило кажется таким естественным и понятным, но, тем не менее, очень часто получается, что люди не отвечают на некоторые из заданных им вопросов. По опыту автора, это одно из наиболее часто нарушаемых правил электронной переписки.
Но замалчивание вопроса очень неэтично с вашей стороны - ведь другой человек нуждается в вашем ответе и ждёт его, но не получает в письме. Из-за этого он испытывает досаду, а может, и обиду на вас. Если вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите. Только не оставляйте ничего без ответа! А то вашему собеседнику придётся повторять свой вопрос, и своим замалчиванием вы все равно не избежите необходимости отвечать.
"Тема" - это особый реквизит письма, которого никогда не было раньше, в эпоху бумажной переписки. И его наличие значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Поэтому обязательно заполняйте графу "Тема:"! Ведь пользователи (и лично вы, наверняка, тоже), просматривая содержимое своего электронного почтового ящика, смотрят, как правило, прежде всего на темы полученных сообщений. Наличие темы позволяет сразу отделить наиболее значимые сообщения от менее значимых, а также выделить спам. Если в теме обозначена явная рекламная фраза вроде "Предлагаем кровельный материал" или "Приобретайте наш чугун", то такое сообщение можно смело удалить, не читая.
К сожалению, есть и такие пользователи, которые при составлении писем принципиально ничего не вписывают в графу "Тема", чем попросту выставляют напоказ свою невежливость. Сами-то пользуются теми удобствами, которые предоставляет этот реквизит письма, так почему же не создать такие же удобства другим?
И тот нерадивый пользователь, который не заполняет графу темы, должен быть готов к тому, что не получит ответа на своё письмо. Почему? По двум причинам. Во-первых, этикет электронной почты позволяет не отвечать тем, кто грубо нарушает этические правила. Во-вторых, письмо без темы может быть принято за спам и поэтому получатель вполне может уничтожить его, не открывая.
Разумеется, тема должна быть осмысленной и соответствовать реальной тематике письма. Если при ответе на письмо вы меняете тематику беседы, то вы обязательно должны внести соответствующие коррективы в графу "Тема". Если вы этого не сделаете, то тема окажется несоответствующей содержанию и адресат наверняка придёт в замешательство.
Такие случаи вполне реальны, поэтому не забывайте менять формулировку темы! Впрочем, если вы ведете постоянную переписку, тематика которой закономерно изменяется, то можете в графе "Тема" указывать стабильную дежурную фразу вроде "Письмо Серёже". А Серёжа, отвечая, обязан в качестве темы набирать другую дежурную фразу типа "Ответ Пете".
Особо тщательно вы должны подумать над темой, когда вы в первый раз пишете кому-либо. Ведь получатель, увидев незнакомые ему ваши адрес и имя, вполне может подумать, что это спам. И если в графе темы будет значиться "Без темы" или "Привет", то он может и удалить ваше письмо, не открывая. А если вы напишете в качестве темы содержательную фразу типа "Несколько вопросов Александру Николаевичу по поводу философии", то он, увидев свое имя и интересующий его вопрос, поймёт, что это не спам и обязательно прочитает ваше сообщение.
Когда вы, прочитав электронное письмо, желаете ответить, то обычно вы нажимаете с помощью мышки соответствующую кнопку на экране монитора, и вам открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма, перед которой значится Re:. Обязательно забивайте эти символы! И это вовсе не пустяк, как вы можете подумать.
Если тема письма не меняется, то формулировку темы можно оставить прежней, но Re: нужно уничтожить. В противном случае это будет свидетельствовать о том, что вы спустя рукава относитесь к электронной почте, а ваш собеседник вполне может воспринять это как открытое неуважение к нему.
А если тема письма меняется, то тогда тем более обязательно нужно убирать это злополучное Re:. Ведь оно означает "Мой ответ на:" и в сочетании с новой темой выглядит откровенно глупо.
Вот, казалось бы, простые и естественные правила по отношению к теме письма. Между тем, довольно часто эти правила нарушаются: тема составляется небрежно или вообще опускается, не корректируется при ответе на письмо, Re: не удаляется… Не допускайте подобных промахов!
Приветствие - это короткое предложение, с которого должно начинаться письмо. Его отсутствие или неправильное написание может нанести оскорбление получателю, поэтому все правила относительно приветствия имеют высокую важность. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени!
Некоторые пользователи забывают написать приветствие. Это неэтично! Обязательно пишите! Впрочем, и само оно тоже может быть обидным, например, "Здорово, чувак!" - подобных формулировок вы должны избегать.
Есть и такие пользователи, которые считают, что приветствие вообще не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова. Это в корне неверно! Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. Полагаю, вы не хотите, чтобы вас посчитали грубыми и невоспитанными. В таком случае - соблюдайте правила этикета электронной почты. Вспомните: когда мы встречаем кого-либо (родственника, приятеля, начальника - не имеет значения), мы обязательно сначала здороваемся, и только после этого начинаем излагать суть дела. А если кто-то, не поприветствовав, сразу начнёт говорить по существу, то все мы сочтём его невежливым и неотёсанным. То же самое в полной мере относится и к электронной почте.
Приветственное слово, с которого начинается электронное, выбирается в зависимости от того, кому вы пишете. В деловых письмах следует использовать "Уважаемый", а в особых случаях - "Глубокоуважаемый". Самый широкий спектр применения имеет слово "Здравствуй(те)", а "Привет" звучит несколько фривольнее. В личных письмах, кроме "Привет", уместны "Дорогой", "Милый", "Любимый", "Ненаглядный" и т.п.
Чаще всего приветствие состоит из двух слов. Приветствовать одним словом (без имени) допустимо только в том случае, если имя адресата вам неизвестно. Другой вариант приветствия из одного слова - из одного лишь имени - употреблять не рекомендуется, так как собеседник вполне может посчитать это невежливым.
Число слов в приветствии может быть и больше, чем два. Например, в приветствии "Уважаемый Андрей Васильевич!" - три слова, а в "Приветик, моя дорогая милая любимая ненаглядная Светуля!" - аж семь слов.
Приветствие должно находиться перед основным текстом письма, отдельным абзацем, по центру строки или с отступом! Если оно оформлено не отдельным абзацем, то сливается с основным текстом и как бы пропадает. А ведь бывает, что пишут и так.
Кроме того, есть же правило, согласно которому текст письма нужно разбивать на логические абзацы для удобства его восприятия (см. правило 1 в данной статье). Поскольку приветствие имеет совершенно иной смысл, нежели последующий текст, то его следует помещать в отдельный абзац!
Приветствие следует набирать строчными буквами! Заглавными в нём должны быть, согласно правилам русского языка, только первая буква имени (и первая буква самого приветствия), например "Здравствуйте, Петр Иванович!" Если оно набрано заглавными буквами, то это означает крик, чем оскорбляет адресата.
Заканчивать приветствие следует всегда одним (!) восклицательным знаком. Если закончено запятой, то оно сливается с основным текстом и как бы пропадает (и нарушается правило о том, что приветствие должно быть выделено в отдельный абзац). Точка в конце вашего приветствия означает равнодушно-презрительное отношение к вашему адресату и оставляет неприятный осадок у него в душе. (По опыту автора, наиболее частое нарушение этических правил в отношении приветствия - это завершение его точкой вместо положенного восклицательного знака).
Недопустима и другая крайность - три (или более) восклицательных знака в конце приветствия воспринимаются как неуместный крик и наносят обиду вашему визави.
Требования этического характера, регламентирующие пересылку электронных писем с вложениями, к счастью, нарушаются реже, чем приведённые выше четыре правила. Но неприятности при этом могут быть гораздо более серьёзными!
Твёрдо запомните: когда вы пишите кому-либо в первый раз, никакие вложения недопустимы! Ведь вы же пока ничего не знаете о возможностях получателя. И если хотите что-либо послать, расспросите сначала, согласен ли он принять от вас некоторые файлы, сможет ли он открыть и посмотреть вашу информацию с помощью своих программ, какая у него связь с Интернетом. Если у него низкоскоростная связь, а у вас - высокоскоростная, то возможна такая неприятная ситуация: вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а он будет скачивать к себе целый час! Разумеется, что посылать такие огромные объёмы ни в коем случае нельзя без согласования с получателем.
И вообще, всякий раз, желая переслать что-либо более 50 кб, вы должны сначала рассказать своему будущему получателю, что это за файл, и получить его согласие. И только после этого можно отправлять.
А если вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязаны написать в тексте письма, что это за файл. В противном случае он может подумать, что ваше вложение - это самовольно прицепившийся вирус. И уничтожит его, не читая, так как открывать возможный вирус - дело опасное. Кстати, подобные вирусы чаще приходят со спамом.
Даже если вы получили согласие от получателя на пересылку ему больших объёмов информации, помните о том, что объём почтовых ящиков ограничен. И со своими неумеренными аппетитами вы вполне можете переполнить почтовый ящик. Не удивляйтесь в таком случае, если ваше последующее письмо не будет принято, а вам придёт соответствующее уведомление с почтового сервера. И так будет до тех пор, пока ваш собеседник не очистит свой почтовый ящик.
Вот, казалось бы, простые и естественные правила. А между тем, несоблюдение этих пяти требований составляет основную часть всех нарушений этикета электронной почты. Пожалуйста, не нарушайте! Своим пренебрежением вы наносите вред прежде всего самому себе. Ведь в этом случае человек, получивший ваше сообщение, подумает, что вы грубый и невоспитанный тип. И может с полным правом не ответить вам.
Более подробно о правилах электронной почты вы можете прочитать в Интернете, а также в моей работе "Этикет электронной почты: свод правил", которая размещена на моём сайте.
установлены
19.04.2006 г.
